Os SPT são sistemas que servem o nível operacional da organização, monitorando as atividades diárias ou normais de uma empresa como controle de estoque, folha de pagamento, atendimento a clientes, fluxo de materiais, entre outros. O principal objetivo dos SPT é responder a questões rotineiras e acompanhar o fluxo de transações através da organização. Os SPT capacitam as organizações a executar suas atividades mais importantes de maneira mais eficiente. Sendo assim, esses sistemas são importantes fornecedores de dados para o nível operacional da empresa e também para os níveis mais elevados da empresa.
- Exemplo de SPT
Atribuições para a CRAJ Administradora de Condomínios - Informações de clientes, Folha de pagamento, Cadastro de empregados, Processamento de pedidos de serviços, Faturamento, Contas a pagar e contas a receber.
- Descrição de Alguns SPT para Contabilidade:
*Contas a Receber - Mantêm registros de totais devidos por clientes a partir de dados gerados pelas compras e pagamentos dos clientes. Exemplos:
· Produzem faturas e extratos mensais para os clientes e relatórios de administração de crédito;
· Fornecem relatórios aos gerentes para ajudá-los a controlar o montante de crédito prorrogado e a cobrança de dinheiro devido.
*Contas a Pagar – Localizam dados relativos à contratação e pagamentos de serviços prestados. Exemplos:
· Preparem cheques em pagamento de faturas e produzem relatórios de administração de caixa;
· Ajudam a garantir o pronto pagamento às empresas terceirizadas contratadas para manter boas relações, a garantir uma boa situação de crédito e a assegurar todos os descontos oferecidos pelo pronto pagamento;
· Propiciam rigoroso controle financeiro de todos os desembolsos de caixa da empresa;
· Fornecem à administração as informações necessárias para a análise de pagamentos, despesas, contas de despesa com funcionários e necessidades de fundos de caixa.
*Folha de Pagamento - Recebem e mantêm dados dos cartões de ponto dos funcionários e outros registros de trabalho. Exemplos:
· Produzem contracheques e outros documentos como, por exemplo, declarações de rendimentos, relatórios de folha de pagamento e de análise da mão-de-obra;
· Ajudam as empresas a efetuarem pagamentos pontuais e acurados a seus funcionários, bem como relatórios a órgãos do governo no tocante a rendimentos, impostos e outras deduções;
· Fornecem relatórios analisando os custos e a produtividade da força de trabalho.
*Livro-razão Geral - Consolidam dados recebidos de contas a receber, contas a pagar folha de pagamento e outros sistemas de informação contábil. Os sistemas de livro-razão geral. Exemplos:
· Produzem os demonstrativos e relatórios financeiros periódicos;
· Ajudam as empresas a executar tarefas contábeis de maneira acurada e oportuna;
· Normalmente fornecem melhores controles financeiros e relatórios administrativos e envolvem menos pessoal e menor custo do que os métodos contábeis manuais.
Características dos SPT:
· Entrada e alimentação de dados;
· Processamento e armazenamento;
· Geração de documentos;
· Grande quantidade de dados de entrada e de saída;
· Necessidade de processamento eficiente (on-line ou batch);
· Alto grau de repetição no processamento;
· Computação simples;
· Grande necessidade de armazenamento;
· Necessidade de auditoria;
· Problemas relacionados com segurança.
As atividades do SPT compreendem a:
· Coleta de dados - pode ser manual ou automatizada, consiste na entrada dos dados;
· Edição de dados: validação e integridade;
· Correção de dados: erros diversos;
· Manipulação dos dados: cálculos, classificação, disposição...
· Armazenamento - guarda dos dados em um ou mais bancos de dados;
· Produção de documentos: podem ser impressos ou exibidos na tela do computador.
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